Conferences

Kokousjärjestäjän muistilista

Yrityksissä ja erilaisissa yhteisöissä kokoukset ovat monesti välttämätön tapahtuma päätösten tekemiseen. Toisaalta kokous tai mikä tahansa enemmän tai vähemmän osallistujia keräävä tapahtuma on hyvä hetki luoda kontakteja ja samalla kenties viettää yhteistä aikaa myös vapaamuotoisemmin. Usein organisaatioissa hyöty ja huvi yhdistetäänkin yhdeksi kokonaisuudeksi esimerkiksi virkistyspäivän nimellä.

Tässä artikkelissa puhumme kokouksen järjestämisestä ja laadimme listan, jota seuraamalla tapahtuman kaikki osa-alueet tulee huomioitua. Samaa listaa voi kuitenkin käyttää viitteellisenä ohjenuorana minkä tahansa tilaisuuden järjestämisessä. Onnistunut kokous vaatii monen asian huomioonottamista, joista ensimmäinen on kokouksen luonne, joka onkin kaikkea muuta sen jälkeen mietittävää määrittävä tekijä. Päiväkokouksen tai monen päivän konferenssin järjestäminen edellyttää erilaisia puitteita. Onko kyseessä pelkästään kokous, vai liittyykö siihen muuta ohjelmaa, kuten ruokailuja tai osallistujien aktivointia? Päätöksiä tehdessä on huomioitava budjetti, osallistujien määrä, ajankohta ja kokoustilat.

Kokoukseen määriteltyjen reunaehtojen lisäksi mahdolliset yöpymiset ja kuljetukset tulee järjestää kuntoon. Unohtaa ei voi myöskään kaikkien kokoukseen osallistuvien informointia, joka saattaa aiheuttaa haasteita varsinkin muuttuvissa tilanteissa, joissa tieto pitäisi saada kulkemaan nopeasti. Sen vuoksi kokouksen järjestelyt kannattaa aloittaa mahdollisimman varhain, jotta tapahtuman perusrakenteet voidaan varmistaa hyvissä ajoin ja tilaisuuteen kutsuttavien saama informaatio kattaa kaiken oleellisen jo ensimmäisessä yhteydenotossa tai kokouskutsussa.

Varhaisessa vaiheessa tapahtuman suunnittelua on laadittava myös kokouksen varsinainen esityslista ja huolehdittava siihen tarvittavat materiaalit. Onko kokous pelkästään oman organisaation sisäinen, vai kutsutaanko siihen esimerkiksi ulkopuolisia asiantuntijoita tai muita esiintyjiä, joiden saapuminen ja mahdolliset majoitukset, tarvittavat välineet ja materiaalit on järjestettävä etukäteen? Voi siis sanoa, että kokous on summa monesta osatekijästä, joihin seuraavaksi perehdymme tarkemmin.

Ensin suuret linjat

Kokousta järjestäessä itseltään voi kysyä: mitä, missä ja milloin, sekä kuka ja miten? Onko tuleva tilaisuus aamupalaveri, päivän kestävä kokous vai koko viikonlopun mittainen tapahtuma? Kokouksen kesto määrittää monia yksityiskohtia ja vaikuttaa myös budjettiin. Ota avuksesi muita ihmisiä, joiden kanssa tehtäviä ja vastuuta voi jakaa. Käytössä olevan budjetin ja tapahtuman luonteen selvittämisen jälkeen on päätettävä ajankohta ja osallistujat. Milloin mahdollisimman moni avainhenkilöistä pääsee paikalle, vaikuttaako sesonki ja ovatko kokoukselle suunnitellut tilat vapaat kyseisenä ajankohtana?

Tilan valinnassa on otettava huomioon osallistujamäärä ja tilan sopivuus tarkoitukseen. Mikäli osallistujat tarvitsevat esimerkiksi tilaa tietokoneilleen tai muistiinpanovälineille, ovat pöydät välttämättömiä. Kokoukseen sopivan tilan etsiminen kannattaa siis aloittaa heti ajankohdan varmistuttua, sillä budjettiin ja väkimäärään täsmääviä tiloja ei koskaan ole liikaa.

Kokonaisuus haltuun

Lyhyttä palaveria lukuun ottamatta kokous ei juuri koskaan ole pelkkä kokous, vaan siihen liittyy ainakin jossain määrin myös muita asioita. Järjestäjän on hyvä huomioida esimerkiksi kokoukseen osallistuvien majoitus- ja ruokailutarpeet. Yön yli kestävä kokous vaatii kauempaa tuleville majoituksen, jonka osalta on päätettävä, hoitaako järjestelyt kokouksen järjestäjä vai osallistuja itse. Asia on syytä ilmoittaa selkeästi varhaisessa vaiheessa kokoukseen kutsuttaessa, jotta tarpeen niin vaatiessa osallistuja ehtii asian itse hoitamaan.

Sama pätee ruokailuihin. Ovatko ateriat ja kahvitauot omakustanteisia vai kokouksen järjestäjän vastuulla? Kyseiset seikat vaikuttavat myös kokouspäivän ohjelman suunnitteluun, sillä siihen on muistettava jättää taukoja ruokailuihin ja virkistäytymiseen. Helpoin tapa on järjestää kokous esimerkiksi hotellissa, jossa parhaimmillaan sekä kokoustila että majoitus- ja ruokailuasiat järjestyvät saman katon alla.

Yksityiskohdat kruunaavat kokonaisuuden

Suurten linjojen ollessa kunnossa kokousjärjestäjä voi olla tyytyväinen. Kokoustila, ohjelma, osallistujat, kuljetukset, ruokailut ja majoitukset ovat kunnossa, joten kokous voi alkaa! Ei aivan, sillä yksityiskohtien osalta tekemistä vielä riittää.

Kokousjärjestäjän on joissakin tilanteissa varmistettava osallistujien pääseminen paikalle, joten kuinka siirtymiset hoidetaan? Varsinkin tapahtumissa, joissa päivän ohjelma edellyttää siirtymistä paikasta toiseen, on usein kokousjärjestäjän vastuulla huolehtia kuljetuksista. Mikäli kaikki osallistujat saapuvat kokouspaikalle samasta suunnasta, voi esimerkiksi yhteinen bussikuljetus olla hyvä vaihtoehto.

Kokouksen järjestäjän on myös varmistettava, että tapahtuman aikana osallistujille on tarjolla tarpeen niin vaatiessa vaikkapa paperia, kyniä ja juotavaa, ja että kaikki tekniset puitteet ovat kohdallaan. Mikäli kokouspäivään liittyy oheisohjelmaa, aktiviteetteja tai muuta erityistä, on niiden osalta varustus järjestettävä etukäteen kuntoon. Mieti siis päivän ohjelma pieninkin yksityiskohta kerrallaan läpi, jolloin vaadittavat asiat hahmottuvat.

Elämä jatkuu kokouksen jälkeen

Kun kokous on lopulta onnistuneesti pidetty, upeita päätöksiä on saatu aikaan ja ihmiset lähteneet kotiin virkistyneinä, jatkuu kokousjärjestäjän työ vielä hetken. Tapahtuman anti on hyvä kirjata ylös päätösten ja sovittujen asioiden suhteen, jonka jälkeen sen voi toimittaa yhteenvetona myös kokoukseen osallistuneille. Kokouksen järjestäjän on oman työnsä osalta suositeltavaa miettiä asioita, joita jatkon kannalta olisi syytä kehittää tai pitää ennallaan. Ne voi myös tallentaa muistin tueksi, jolloin seuraavan kokouksen järjestäminen on huomattavasti helpompaa.

Yhteenvetona kokousjärjestelyistä: aloita rakentamalla perusta kokoukselle. Sitä määrittävät tilaisuuden luonne, aika, paikka, ohjelma ja osallistujat. Sen jälkeen hio yksityiskohtia, kuten tarpeet majoitukseen, ruokailuihin ja kuljetuksiin. Täytä lopuksi kokonaisuus helposti unohduksiin jäävillä asioilla, jotka tekevät kokouksesta mutkattomasti etenevän kokonaisuuden, jossa osallistujat voivat keskittyä olennaiseen.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *