City Tampereella

Pirkanmaan paras kokouskaupunki Tampere

Etätöiden ja verkostoitumisen aikakautena saattavat kokoukset ja tiimien tapaamiset jäädä harmittavan vähiin. Vaikka verkkoyhteydet ja lukuisat kanavat sallivat tehokkaan kommunikoinnin ajasta ja paikasta riippumatta, jää vuorovaikutus helposti pinnalliseksi. Myös väärinymmärrysten mahdollisuus on kirjoitetussa tekstissä korkeampi kuin kasvotusten asiasta keskustellessa. Kasvokkain käydyt keskustelut ovat usein myös hedelmällisempiä ja vapautuneempia kuin esimerkiksi Skype-keskustelut.

Jotta virtuaalitiimi tai asiakas tuntee olevansa osa yritystä, tulee kasvotusten käytyjä tapaamisia ja kokouksia järjestää säännöllisin väliajoin. Asiakkaiden ja työntekijöiden sitouttaminen parantaa yrityksen tulosta ja yhtiön brändistä kumpuavia myönteisiä kokemuksia. Suhdetta rakennetaan pikkuhiljaa eikä kirjoitettu viestintä riitä tuomaan samanlaista yhteenkuuluvuuden tunnetta kuin kasvokkain käydyt keskustelut. Ajan puute vaivaa monia kiireisiä kansalaisia, mutta hyvin järjestetty kokous maksaa vaivannäön takaisin moninkertaisesti. Eikä pääkaupunkiinkaan matkustaminen ole tarpeen, vaan sisäsuomen helmi, Tampere lähialueineen, tarjoaa loistavia kokousratkaisuja.

”Kaikki tiet vievät Tampereelle” ei välttämättä ole niin liioiteltu sanonta kuin se ensikuulumalta voisi tuntua. Tampereen väkiluku on Suomen kolmanneksi suurin ja noin 232 407 asukkaallaan Tampere nappaa itselleen Pohjoismaiden suurimman sisämaakaupungin tittelin. Helsingistä Tampereelle kertyy ajomatkaa hieman reilun kahden tunnin verran niin henkilöautolla kuin linja-autollakin. Myös junayhteys on kunnossa ja InterCity ja Pendolino -junat kuljettavat kokoukseen osallistujat perille mukavasti. Wi-Fi-yhteyden ansiosta tilaisuuteen valmistautuminen onnistuu jo matkalla. Lentäminenkin on mahdollista, joskin hintavaa, Finnairin HEL-TRE-reittilennolla. Ulkomailta saapuvat osallistujat saattavat sen sijaan pitää Pirkkalan lentokenttää käytännöllisempänä ratkaisuna.

Muista Suomen kaupungeista, kuten Turusta, Jyväskylästä ja Oulusta, on Tampereelle niin ikään toimivat julkisen liikenteen yhteydet. Pysäköintitiloja löytyy Mansenakin tunnetulta Tampereelta riittävästi, jos kokoukseen saavutaan omalla autolla. Ulkopaikkakuntalaisten on kuitenkin hyvä tarkistaa optimaalisin reitti ja parkkitilat etukäteen kokouspaikasta riippuen.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty

Käyty kokous pysyy osallistujien muistissa pitkään – myös pahassa. Vaikka pienet järjestysvirheet eivät välttämättä sopimusta kaadakaan, saati aiheuta kenellekään potkuja, on kokouksen järjestämisessä monta asiaa, jotka kannattaa ottaa huomioon.

  • Määritä tavoite ja pidä se selkeänä. Aika on rahaa ja kokoukseen tullaan tiettyä asiaa varten. Jo kokouskutsuissa on hyvä mainita kokouksen aihe ja toivottu lopputulos. Tavoitteiden on oltava realistisina ja toimittava kokouksen punaisena lankana.
  • Nimeä osallistujat ja järjestämisestä vastaavat henkilöt. Usealle ihmiselle sopivan päivämäärän asettaminen on haastava tehtävä ja osallistujamäärä on myös kustannuskysymys. Selkeä osallistuja- ja vastuuhenkilölista rajaa kokouksen aihetta ja kestoa halutun tarkoituksen mukaisesti.
  • Laadi esityslista ja aikataulu. Jäsennä tavoitteet työlistaksi, jottei aikaa kulu turhaan ihmettelyyn tai paikasta toiseen siirtymisiin.
  • Hemmottele vieraita. Tarjoa lämmin ateria tai ainakin kahvia ja makeaa, jotteivat energiatasot laske.

Valitse kohde vieraiden mukaan

Tampereella ja sen lähialueilla on yli tuhat kokoustilaa. Parhaat kokouspaikat eivät aja järjestäjäänsä vararikkoon tai aseta vieraita liian ahtaalle. Varaa kokoustila osallistujamäärän ja kokoukselle asetetun budjetin mukaan. Suurelle vierasmäärälle sopii 234-paikkainen Tampere-talon Maestro-auditorio. Massiivisen luentosalin kruununa on Sorsalammelle avautuva, koko seinän kattava maisemaikkuna. Maestrossa hoituvat sekä kokous- että kulttuuritapahtumat että niiden jälkeiset cocktail-tilaisuudet ja illalliset saman katon alla.

Teknillistä osaamista vaativiin kokouksiin sopii myös Technopolis. Tiloissa on sujuva langaton tietoliikenneyhteys, LCD-näytöt ja fläppitaulut. Tunnelmallisempaan ja vierasmäärältään rajoitetumpaan kokoukseen puolestaan soveltuu keskustahuoneisto Aleksin vintti. Kokous- ja edustustila sijaitsee Tampereen ydinkeskustassa ja tarjoaa saunatilat sekä yöpymismahdollisuuden jopa 8 hengelle.

Voit myös yllättää vieraasi viemällä heidät maalaismaisemiin tunnelmalliseen Pirkan Pirttiin tai Ali-Marttilan ruusutilalle. Jos kokoukseen osallistujilla ei ole korkean paikan kammoa, ovat Särkänniemen 168 metrin korkeudessa olevat kokoustilat loistava ratkaisu.

Verkostoidu!

Kokoustiloja etsiessä kannattaa kuunnella mitä kollegoilla, ystävillä tai perheenjäsenillä on sanottavana. Paras kokoustila saattaa löytyä yllättävästä suosituksesta ja kahvipöytäkeskusteluissa esiin tulleisiin vihjeisiin on hyvä tarttua. Seuraa uutisia ja sosiaalisen median ryhmäkeskusteluja, niin voit muodostaa idean kokoustilasta etukäteen. Säästät aikaa, jos tiedät kokoustiloista ja niiden yhteyshenkilöistä.

Eritysesti suurilla yrityksillä tulisi olla yhteistyökumppaneina muutama hyväksi osoittautunut tapahtumanjärjestäjä tai tilapalvelu. Näin, kun kokousta aletaan suunnittelemaan, ei resursseja kulu googlailuun tai ympäriinsä soitteluun. Joskus kokous voidaan toki järjestää yrityksen omissa tiloissa, mutta tällöinkin järjestäjiltä on hyvä lyötyä hihastaan parin mainion pitopalvelun numeroa. Mikäli kokouksen osallistujat saapuvat Tampereelle kauempaa, saattaa majoituksen hankkiminenkin olla kokouksenjärjestäjän vastuulla. Tampereen hotellit toivottavat vieraat lämpimästi tervetulleeksi ja osaavat neuvoa, mikä on paras sijainti sekä kertoa, onko hotellilla itsellään vierasmäärälle sopivia kokoustiloja.

Muutamia ehdotuksia kokouksenjärjestäjille

Edellä mainitsemmekin jo muutamia mieleenpainuva kokoustiloja Tampereella, mutta vaihtoehdot eivät suinkaan lopu tähän. Tampereen Seudun Yrittäjänaiset tarjoavat Pellavatehtaankadulla sijaitsevaa kokous- ja juhlahuoneistoaan ulkopuolisten kokoustenjärjestäjien käyttöön. Koskikeskusta lähellä oleviin tiloihin mahtuu enintään 50 osallistujaa ja tilat ovat jaettavissa pienempiin tilaisuuksiin. Jänissaaren satamassa puolestaan Seurapaviljonki vetää noin 100 henkeä ja tarjoaa videotykin sitä tarvitseville vieraille. Jos osallistujamäärä kasvaa vielä tästä, on erinomainen vaihtoehto Tesoman Jäähalli monine kabinetteineen. Sen sijaan, jos kokous halutaan järjestään ylellisissä puitteissa, on Valosalonki tai Villa Sofia valintasi. Vieraiden mieleen jäät taatusti erikoisilla, kenties riskialttiilla vaihtoehdoilla, joita Eteläpuiston Telttasaunapalvelu ja kärrysauna nimeltä Juttusauna, tarjoavat. Löylyissä juttu luistaa ja kokous etenee epävirallisessa ilmapiirissä. Nämä ovat varteenotettavia vaihtoehtoja esimerkiksi yritysten Kick-Off-tapahtumiin tai muihin tiiminrakennukseen keskityviin virkistyspäiviin.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *